Koniec z papierowym awizo? Zobacz, jak działają e-doręczenia

Od 1 stycznia 2025 r. w pewnych przypadkach e-doręczenia stały się obowiązkowe. To spora rewolucja.

e Doręczenia - od kiedy?

Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie przełomowa zmiana w sposobie komunikacji z podmiotami publicznymi. Wszystkie instytucje państwowe zostają zobowiązane do korzystania z systemu e-Doręczeń, który stanowi elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. System e-Doręczeń wprowadza Polskę w nową erę cyfrowej administracji, zastępując dotychczasową korespondencję prowadzoną przez platformę ePUAP. Co istotne, elektroniczne doręczenia mają pełną moc prawną, równoważną z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Nowe obowiązki dla instytucji publicznych są jasno określone - każda z nich musi posiadać swój adres do e-Doręczeń wpisany do specjalnej bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz wykorzystywać ten system do komunikacji z podmiotami, które również z niego korzystają. System opiera się na usługach zaufania, które są regulowane przez rozporządzenie eIDAS i normy ETSI, zapewniające najwyższe standardy bezpieczeństwa w zakresie podpisów elektronicznych, pieczęci oraz znaczników czasu.

e Doręczenia - osoby fizyczne, jak zacząć korzystać

E-doręczenia nie będą na razie obowiązkowe dla osób fizycznych.

- Obywatele sami zdecydują, czy chcą korzystać z e-Doręczeń. Jeśli ktoś nie chce lub nie może korzystać z tej elektronicznej formy komunikacji, Poczta Polska oferuje alternatywę w postaci Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Dzięki niej, jeśli nadawca wyśle dokument elektronicznie, a odbiorca nie ma skrzynki e-Doręczeń, Poczta Polska wydrukuje ten dokument (w sposób bezpieczny i zautomatyzowany) i dostarczy go do domu, tak jak to miało miejsce dotychczas - informuje Poczta Polska.

Żeby zacząć korzystać z e-Doręczeń, wystarczy założyć cyfrową skrzynkę odbiorczą. To trochę jak założenie nowego konta e-mail, ale z dodatkowymi krokami zabezpieczającymi, żeby wszystko było oficjalne i bezpieczne. Aby mieć taką skrzynkę, trzeba złożyć wniosek o nadanie tzw. Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE) – można to zrobić na stronie: http://edoreczenia.gov.pl. Gdy użytkownik ma już swój ADE, może aktywować swoją skrzynkę e-Doręczeń i zacząć z niej korzystać. To proste niemal jak korzystanie ze skrzynki e-mail, ale znacznie bezpieczniejsze. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę e-Polecony i wysyłać oraz odbierać e-Polecone. W odróżnieniu od przeznaczonych do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi (np. między dwiema osobami fizycznymi). Obie usługi obsługiwać można za pomocą jednej i tej samej skrzynki.

e Doręczenia - logowanie

Jednak na kilka dni przed wejściem w życie nowych przepisów okazywało się, że nie wszystkie instytucje są w pełni przygotowane do tej zmiany. Wiele podmiotów publicznych nie złożyło poprawnych wniosków o przydzielenie adresu do e-Doręczeń, co może skutkować opóźnieniami w implementacji systemu.

Główne problemy przy składaniu wniosków dotyczą trzech obszarów. Pierwszym jest niezgodność nazwy podmiotu z tą widniejącą w bazie REGON. Drugim częstym błędem jest nieprawidłowe przypisanie numeru NIP do wnioskującego podmiotu. Trzecią przeszkodą okazuje się brak elektronicznego podpisu na pełnomocnictwie do złożenia wniosku.

Aby prawidłowo przejść przez proces rejestracji, instytucje powinny szczególnie starannie wypełniać wnioski. Kluczowe jest wybranie odpowiedniego formularza, załączenie właściwych dokumentów potwierdzających reprezentację lub pełnomocnictwo, a także - w przypadku gdy jest to wymagane - dołączenie potwierdzenia opłaty za pełnomocnictwo. Istotnym elementem jest również wskazanie administratora lub administratorów, którzy będą zarządzać skrzynką do e-Doręczeń.

Eksperci podkreślają, że szczególną uwagę należy zwrócić na końcową weryfikację wniosku przed jego złożeniem. Wszystkie dane powinny być dokładnie sprawdzone, zwłaszcza NIP podmiotu oraz obecność elektronicznego podpisu na pełnomocnictwie. Po pozytywnej weryfikacji wniosek musi zostać podpisany elektronicznie - można to zrobić za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.

e Doręczenia - adwokaci i radcy prawni

Szczególną grupą zobowiązaną do korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku są przedstawiciele zawodów prawniczych - adwokaci i radcowie prawni. Każdy z nich musi posiadać zarejestrowany adres do doręczeń elektronicznych oraz aktywowaną e-skrzynkę. Jest to kolejny krok w cyfryzacji obsługi prawnej w Polsce. Jednak sytuacja nie jest jednoznaczna - mimo że prawnicy muszą posiadać e-skrzynki od początku roku, to instytucje publiczne otrzymały dodatkowy rok na wdrożenie systemu e-Doręczeń. W praktyce oznacza to, że przez najbliższe miesiące elektroniczne skrzynki prawników mogą pozostawać niewykorzystane. Co ciekawe, choć istnieje formalny wymóg posiadania takiej skrzynki, ustawodawca nie przewidział żadnych sankcji za niedostosowanie się do tego obowiązku.

e Doręczenia - jakie korzyści mają przynieść?

System e-Doręczeń ma przynieść znaczące usprawnienia w komunikacji między instytucjami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami. Elektroniczna forma korespondencji nie tylko przyspieszy obieg dokumentów, ale również zwiększy bezpieczeństwo i pewność doręczenia przesyłek. Jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej, który ma ułatwić życie zarówno urzędnikom, jak i obywatelom.

Warto zaznaczyć, że po złożeniu wniosku, potwierdzenie jego przyjęcia zostanie automatycznie wysłane na adresy e-mail wszystkich wskazanych w nim administratorów. Jest to dodatkowe zabezpieczenie, pozwalające na szybką weryfikację statusu zgłoszenia.

Ta cyfrowa transformacja stanowi znaczący krok w modernizacji polskiej administracji publicznej, wprowadzając ją w erę nowoczesnych technologii i efektywnej komunikacji elektronicznej. Jednak sukces tej inicjatywy zależy od sprawnego przygotowania się wszystkich podmiotów publicznych do nowych wymogów prawnych.