„Prosto z ZUS”: Nowe formularze od kwietnia w całej Polsce

Począwszy od kwietnia Zakład Ubezpieczeń Społecznych sukcesywnie wprowadzi w całym kraju nowe, uproszczone formularze. Są bardziej czytelne i mniej w nich pisania – to jedno z głównych spostrzeżeń klientów, którzy testowali je w lutym.

Z nowych uproszczonych formularzy przez cały luty mogli korzystać klienci oddziałów ZUS w Jaśle, Toruniu i Warszawie przy ul. Podskarbińskiej. Przygotowane wersje testowe były zarówno dużo krótsze, jak i prostsze w doborze użytego w nich słownictwa. Samodzielne wypełnienie druków miało nie nastręczać trudności. Na bazie 60 dotychczasowych wniosków utworzono 40 nowych, co w założeniu miało ułatwić ich właściwy wybór. Wyniki ankiet klientów oceniających pilotaż jasno wskazują, że pozytywnie oceniają oni nowe druki.

Najistotniejszymi zmianami, na które zwracali uwagę klienci oddziałów z pilotażu, było zmniejszenie liczby stron i danych do wypełnienia, prostota zwrotów i poleceń, a także czytelność podpowiedzi i wyjaśnień. – Klienci ZUS mogli ocenić jakość nowych wniosków w 5 stopniowej skali. Średnia blisko 5,5 tys. wystawionych ocen przekroczyła 4. ZUS otrzymał więc od klientów mocną czwórkę. Uznajemy to za dobry wynik, ale dostrzegamy też dodatkowe spostrzeżenia klientów, dlatego przed pełnym wdrożeniem wprowadzamy jeszcze do niektórych formularzy pewne poprawki, takie jak wytłuszczenie najważniejszych informacji, czy też powiększenie czcionki – informuje Piotr Olewiński, regionalny rzecznik prasowy ZUS. – Warto wspomnieć, że jest to pierwsza grupa formularzy, nad których poprawą pracuje ZUS. Wraz z kolejnymi kwartałami dołączą do nich następne uproszczone druki – dodaje rzecznik.

Nie tylko formularze
Od początku roku w ramach akcji „Prosto z ZUS” Zakład Ubezpieczeń Społecznych, oprócz uproszczenia formularzy, upraszcza także język pism kierowanych do swoich klientów. W tej chwili odbywa się cykl szkoleń dla pracowników, które mają podnieść standard komunikacji z klientami. Zespół ekspertów zewnętrznych wyszkoli ponad stu konsultantów językowych, którzy będą odpowiedzialni m.in. za dalsze przeszkolenie załogi ZUS.

Współpracująca z ZUS przy projekcie Pracownia Prostej Polszczyzny pracuje nad polskim standardem stylu plain language od 2010 r., gdy Instytut Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego przeprowadził pierwszą ekspertyzę komunikatywności tekstów o Funduszach Europejskich. Współpracowała (lub nadal współpracuje) nad upraszczaniem języka z wieloma instytucjami publicznymi i firmami. Dla Centralnego Ośrodka Informatyki realizowała na zlecenie KPRM inicjatywę Obywatel.gov.pl  (w której uczestniczy także ZUS).