W urzędzie każdy głos się liczy: nowa procedura zgłaszania nieprawidłowości

W Urzędzie Miasta Ostrołęki wprowadzono procedurę zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów. Procedura ta ma na celu zapobieganie nieprawidłowościom w Urzędzie Miasta.

- Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Urzędzie Miasta, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty - napisano w dokumencie, który wszedł w życie 25 września 2024 r.

Zgłosić nieprawidłowość w urzędzie mogą pracownicy urzędu, ale też osoby współpracujące z ratuszem. Jakie naruszenia mogą być zgłaszane? To m.in. te dotyczące zamówień publicznych, usług finansowych, ochrony środowiska, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych oraz interesów finansowych jednostki samorządu terytorialnego; do tego naruszenie wewnętrznych procedur; podejrzenie przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego; niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień; niezachowaniu należytej staranności w działaniach czy nieprawidłowościach w organizacji działalności Urzędu Miasta, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody.

Ale...

- Procedura nie ma zastosowania do naruszeń Kodeksu pracy, min. o charakterze mobbingu, molestowania seksualnego czy dyskryminacji płacowej, do których stosuje się odrębne przepisy - wskazano.

Jak urzędnicy mogą zgłaszać nieprawidłowości?

Przyjmować i rozpatrywać wnioski ma osoba na stanowisku ds. skarg, wniosków i petycji. W przypadku gdyby tej osoby dotyczyło zgłoszenie, sprawę rozpatrzy prezydent. Urząd Miasta do zgłaszania nieprawidłowości przygotował kilka możliwości - mailowo, poprzez skrzynkę w urzędzie czy ustnie.

Ważna jest też dyskrecja, bo jak zapisano:

Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa

Zakazuje się też świadomego składania fałszywych zgłoszeń o nieprawidłowości. Jeżeli ustali się, że w zgłoszeniu o nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, to zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy.

A co w przypadku, gdy sygnalista zgłosi sprawę, a okaże się, że do nieprawidłowości nie doszło?

- Prezydent wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie o nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca - wskazano w treści dokumentu. Krótko mówiąc - sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi i dyskryminacją.

Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, to pochyli się na nim komisja, w skład której wchodzą wiceprezydent, sekretarz i inne osoby (od 3 do 5 osób).