Czy wiesz, że termin na wystawienie faktury nie jest tak oczywisty, jak mogłoby się wydawać? Zależnie od okoliczności, przedsiębiorca ma różną ilość czasu na jej wystawienie. Przyjrzyjmy się więc temu, jakie są terminy wystawiania faktur i jakie wyjątki mogą mieć miejsce.
Kiedy faktura musi pojawić się na biurku kontrahenta?
Zacznijmy od podstaw. Zgodnie z ustawą o VAT przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę. Brzmi prosto, prawda? Ale diabeł tkwi w szczegółach.
Co jeśli sprzedaż miała miejsce na koniec miesiąca? A co z usługami, które są rozliczane w cyklach miesięcznych? Tutaj zaczyna się robić ciekawie. Przykładowo jeśli sprzedajesz dachówki 17 czerwca, masz czas na wystawienie faktury do 15 lipca. Jeśli sprzedaż odbyła się 30 czerwca, termin nie zmienia się – nadal masz czas do 15 lipca. Co więcej, jeśli prowadzisz działalność, która obejmuje regularne usługi, takie jak abonamenty czy dostawy energii, terminy mogą się różnić w zależności od momentu zapłaty za te usługi.
Wyjątki potwierdzające regułę
Teraz przejdźmy do wyjątków, bo te są równie ważne. Istnieją sytuacje, kiedy fakturę można wystawić nawet 60 dni po wydaniu towarów. Dotyczy to dostawy książek drukowanych. Z kolei usługi budowlane lub budowlano-montażowe mogą być zafakturowane do 30 dni po ich wykonaniu.
Warto wspomnieć o fakturach zbiorczych. Jeśli w ciągu miesiąca dokonujesz kilku transakcji z tym samym kontrahentem, możesz wystawić jedną zbiorczą fakturę za cały miesiąc. To nie tylko ułatwia życie, ale i pozwala na lepszą organizację dokumentów. Kolejnym ułatwieniem jest Krajowy System e-Faktur.
KSeF – nowy wymiar fakturowania
KSeF wprowadza nowe zasady w grze. Od 2024 roku przedsiębiorcy mają możliwość, a w przyszłości będą mieli obowiązek, wystawiania faktur elektronicznych za pośrednictwem tego systemu. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim szybszy i bezpieczniejszy sposób na wystawianie i odbieranie faktur.
KSeF gwarantuje, że faktura zostanie dostarczona do odbiorcy niemal natychmiast po jej wystawieniu. To ogromna zmiana, szczególnie dla firm, które do tej pory polegały na tradycyjnej poczcie czy kurierach.
Do kiedy można skorygować fakturę?
Możliwość dokonania korekty faktury jest ograniczona przez okres, w którym zobowiązanie podatkowe związane z fakturą pierwotną nie uległo przedawnieniu. Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Oznacza to, że maksymalny termin na wystawienie faktury korygującej wyznacza upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z faktury pierwotnej. W praktyce dokumenty księgowe, w tym faktury zakupu i sprzedaży oraz korekty faktur, należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Podatnik ma więc prawo wystawić korektę tylko do tych faktur, które ma obowiązek przechowywać, czyli takich, w przypadku których nie przedawnił się obowiązek podatkowy.
Końcowe wnioski
Terminy wystawiania faktur mogą wydawać się skomplikowane, ale mają swoją logikę. Kluczowe jest, aby zawsze mieć na uwadze datę sprzedaży lub wykonania usługi oraz pamiętać o wyjątkach, które mogą mieć zastosowanie. Wprowadzenie KSeF to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uproszczenia procesów fakturowania, co z pewnością jest dobrą wiadomością dla przedsiębiorców. Pamiętaj, że terminowe wystawianie faktur to nie tylko kwestia przestrzegania przepisów, ale też budowanie dobrych relacji z kontrahentami.
Artykuł sponsorowany.
2
4
18
30