Elektroniczny obieg dokumentów na Mazowszu

Szybszy obieg informacji, obniżenie kosztów, sprawniejsza obsługa klientów to najważniejsze korzyści Elektronicznej Platformy Wymiany i Obiegu Dokumentów Administracji Rządowej Województwa Mazowieckiego (EPWiOD).

Porozumienie w tej sprawie podpisali wojewoda mazowiecki oraz przedstawiciele samorządu województwa: wicemarszałek Krzysztof Grzegorz Strzałkowski oraz członek zarządu Wiesław Raboszuk. Koszt inwestycji wyniesie niemal 11,5 mln zł. 9,7 mln zł ze środków unijnych przyznał Zarząd Województwa Mazowieckiego, 1,7 mln zł pochodzić będzie z budżetu wojewody. Zakończenie projektu zaplanowano na koniec 2014 r.

Inicjatywa będzie realizowana w 131 jednostkach wojewódzkiej administracji rządowej na Mazowszu. Otrzymają one elektroniczną platformę, która umożliwi wyeliminowanie – tam, gdzie to możliwe – dokumentów papierowych w komunikacji między urzędami. Liderem przedsięwzięcia jest Mazowiecki Urząd Wojewódzki (MUW). Stanowiska pracy urzędników wyposażone zostaną w oprogramowanie umożliwiające komunikację za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych. Materiały dostarczone do urzędu tradycyjną pocztą zostaną zdigitalizowane – skany dokumentów funkcjonować będą w wewnętrznym obrocie elektronicznym wewnątrz urzędu. EPWiOD jest wdrażany od września 2012 r., kiedy to wojewoda podpisał z marszałkiem województwa mazowieckiego preumowę, która umożliwiła realizację zadania.

Docelowo projekt ma wspierać rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz w przyszłości zapewnić mieszkańcom Mazowsza pełny dostęp do usług administracji publicznej z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Regionalny charakter projektu przyczyni się natomiast do zmniejszenia różnicy poziomu rozwoju informacyjnego pomiędzy aglomeracją warszawską a pozostałym obszarem. Realizacja platformy pozwoli przygotować mazowieckie urzędy do pełnej obsługi klienta w formie elektronicznej – od przyjęcia dokumentu po udzielenie odpowiedzi. Budowa platformy, która połączy MUW oraz służby zespolone, przyczyni się do obniżenia kosztów. Pozwoli również na lepszą kontrolę oraz ewidencję spraw, tworząc jednolitą bazę dokumentacji. Projekt jest także zgodny z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – stanowi uzupełnienie do programu.

W ramach projektu MUW wprowadził w listopadzie 2012 r. system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Dzięki niemu tradycyjny papierowy obieg dokumentów sukcesywnie jest zastępowany elektronicznym. Systemem objęci zostali wszyscy pracownicy merytoryczni (prawie 1400  stanowisk). System zwiększył przejrzystość działań pracowników, ponieważ odzwierciedla wszystkie czynności w trakcie prowadzenia każdej  sprawy, wykonywanej przez konkretne osoby. EZD służy też do weryfikacji jakości pracy urzędników. Daje większą możliwość kontroli terminowości oraz obciążenia liczbą spraw.  

Inwestycja finansowana będzie z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Unijna dotacja z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wyniesie ponad 9,7 mln zł, wkład własny w wysokości 1,7 mln zł zapewnia wojewoda. Środki na realizację projektu wypłacać będzie Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych.