Co mikroprzedsiębiorca może brać na fakturę? Poradnik

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga od przedsiębiorcy nie tylko dobrego pomysłu na biznes i ciężkiej pracy, ale również świadomego zarządzania finansami firmy. Jednym z kluczowych aspektów, który bezpośrednio przekłada się na wysokość podatków, jest prawidłowe rozliczanie firmowych wydatków – a przecież nie wszystkie zakupy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Kim w rozumieniu przepisów jest mikroprzedsiębiorca?

Zgodnie z Ustawą z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, mikroprzedsiębiorcą jest podmiot, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

● zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,

● osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro

lub

sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Co ciekawe, równolegle do tej definicji funkcjonuje też druga, która wynika z Ustawy o rachunkowości. Według niej mikroprzedsiębiorca musi spełniać co najmniej dwa z trzech warunków:

● nie może przekroczyć sumy aktywów 1 500 000 zł na koniec roku obrotowego,

● przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów nie mogą przekroczyć kwoty 3 mln złotych netto,

● firma nie może zatrudniać więcej niż 10 osób w przeliczeniu na pełne etaty w ujęciu średniorocznym.

Wspólnym mianownikiem obu definicji jest rola mikrofirm jako najmniejszych podmiotów prowadzących działalność jednoosobowo lub zatrudniających niewielką liczbę pracowników. Więcej o tym, kim jest mikroprzedsiębiorca, przeczytasz na stronie Firmove.pl: https://firmove.pl/aktualnosci/biznes/zalozenie-firmy/kim-jest-mikroprzedsiebiorca.

Co warto odnotować, to właśnie te niewielkie firmy są dźwignią polskiej gospodarki. Szacuje się, że takich działalności jest nieco ponad 2,2 miliona! Warto dostrzec też, że łącznie odpowiadają one za ok. 28% PKB naszego kraju.

Skąd tak duża popularność mikrofirm? Bez wątpienia jednym z filarów ich sukcesu jest niezwykle prosta procedura rejestracji. Wystarczy poświęcić kilkanaście minut, by założyć swój własny biznes – nie trzeba nawet wychodzić z domu, ponieważ cały proces można przejść online.

Dla wielu osób jest to też szansa na zaoszczędzenie – zwłaszcza że w pierwszych 30 miesiącach prowadzenia firmy można skorzystać z niższych składek, w tym Ulgi na start i Małego ZUS-u Plus. Jeśli nie wiesz, czy własna firma to w Twoim przypadku dobry pomysł, możesz to szybko sprawdzić dzięki kalkulatorowi B2B dostępnemu na stronie Firmove.pl: ​​firmove.pl/kalkulatory/kalkulator-b2b.

Co można wziąć na fakturę?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Oznacza to, że muszą być ściśle powiązane z prowadzoną działalnością i bezpośrednio przyczyniać się do pozyskiwania przychodu. Wśród wydatków, które mikroprzedsiębiorcy mogą zaliczać do kosztów znajdują się:

● zakup towarów handlowych i materiałów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży,

● koszty usług obcych (wynajem biura, usługi marketingowe, transportowe, telekomunikacyjne, prawnicze, doradcze, księgowe etc.),

● zakup wyposażenia i sprzętów potrzebnych do prowadzenia działalności,

● wydatki na paliwo do samochodu wykorzystywanego w działalności,

● ubezpieczenie i część kosztów utrzymania pojazdu firmowego,

● należności za media (prąd, woda, gaz) w siedzibie/biurze firmy,

● wynagrodzenia pracowników i składki na ubezpieczenia społeczne,

● podatki i opłaty związane bezpośrednio z działalnością (np. koncesje, licencje),

● koszty podróży służbowych,

● straty powstałe w wyniku zdarzeń losowych, które dotknęły firmę,

● wydatki na reklamę i reprezentację.

Ważne jest, aby każdy z powyższych wydatków był ekonomicznie uzasadniony i miał bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wrzucanie w koszty zakupów niezwiązanych z firmą może wzbudzić podejrzenia organów skarbowych i narazić przedsiębiorcę na nieprzyjemności.

Czy paragon lub paragon z NIP mogą dokumentować koszty?

Od 2020 roku zgodnie z nowelizacją ustaw podatkowych, ustawodawca dopuścił możliwość rozliczania tzw. faktur uproszczonych, czyli paragonów zawierających NIP nabywcy. Warunkiem jest, aby kwota na paragonie nie przekraczała 450 zł brutto. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) mogą na podstawie takiego dokumentu zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Więcej informacji o zasadach stosowania paragonów z NIP znajdziesz na tej stronie: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/ksiegowosc/paragon-z-nip-kiedy-i-jak-stosowac.

Warto odnotować, że w polskim porządku prawnym paragony bez NIP-u, nawet wystawione na firmę, co do zasady nie mogą być traktowane jako koszt. Istnieje jednak od tej reguły pewien wyjątek, który definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a dokładniej § 13 ust. 4 i 5, które jasno wskazują, że jest to możliwe w przypadku:

● zakupów materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych, w jednostkach handlu detalicznego,

● wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.

Takie obostrzenia skutkują tym, że o wiele lepiej, ale i bezpieczniej jest prosić o fakturę VAT. Dokument ten zawiera pełne dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towaru lub usługi, ceny jednostkowe oraz sumy wartości sprzedaży netto i brutto, co ułatwia prawidłowe rozliczenie kosztów.

Artykuł sponsorowany.