Audyt w Urzędzie Miasta: mamy RAPORT. Wnioski są szokujące!

Niejasny system przyznawania premii i nagród czy rażące uchybienia w zamówieniach publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro - to najpoważniejsze zarzuty, jakie wynikają z raportów audytowych dotyczących pracy ratusza za czasów rządów Janusza Kotowskiego. Opublikowano już wyniki kontroli.

Audyt przeprowadzała firma Sebastian Burgemejster W&S Consulting z Warszawy. Audyt zamówień publicznych kosztował 51.660,00 zł, z kolei audyt kadr - 50.430,00 zł. Wyniki kontroli poznaliśmy wczoraj. Prezentujemy wybrane aspekty, a cały raport - dołączamy w załącznikach.

Raport z audytu kadr UM Ostrołęka

W zakresie skuteczności systemu kontroli zarządczej w obszarze kadr stwierdzono znaczące uchybienia. W kwestii przyznawania nagród ustalenia świadczyć mogą o niegospodarności w zakresie wydatkowania środków publicznych oraz faworyzowania niektórych pracowników urzędu. Ujawniono też zjawisko przeplatania zatrudniania osób na stanowiska pomocy administracyjnej oraz zlecania podobnych prac tym samym osobom na drodze umów cywilnoprawnych.

Wątpliwości budzą też kwoty nagród. Przykładowo, wiceprezydent Grzegorz Płocha, skarbnik Ewa Waszkiewicz-Sznyter i sekretarz Mariusz Prusaczyk tylko w trakcie jednej puli nagród w maju 2018 roku otrzymali 18.000 zł nagród, podczas gdy w tej samej puli cały Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (14 osób) otrzymał 18.200 zł nagród. Podobna sytuacja miała miejsce w maju 2017 roku, grudniu 2017 roku i listopadzie 2018 roku.

W maju 2017 r. wypłacono 323.100,00 zł nagród, w grudniu 2017 r. - 350.105,00 zł, w maju 2018 r.  - 326.150,00 zł, natomiast w listopadzie - 312.700,00 zł. Zdaniem audytorów ta forma nagradzania budzi wątpliwości, gdyż nagrody powinny być wypłacane za szczególne osiągnięcia w pracy. Powinny mieć więc charakter indywidualny.

Ale to nie koniec. Były też nagrody przyznawane doraźnie. Kolejny raz najczęściej w kontekście najwyższych nagród przewijają się te same nazwiska - wiceprezydent, skarbnik, sekretarz, czy też dyrektor Wydziału Oświaty. W okresie objętym audytem (23 miesiące) wiceprezydent Grzegorz Płocha otrzymał 96 tys. zł nagród, sekretarz Mariusz Prusaczyk - 68 tys. zł, skarbnik Ewa Waszkiewicz-Sznyter - 60 tys. zł, a dyrektorzy wydziałów (bez zastępców dyrektorów) - 310 tys. zł.

Dodatkowo, 14 listopada 2018 r. wiceprezydent Płocha otrzymał 33.150,00 zł nagrody z tytułu zakończenia wieloletniej pracy w Urzędzie Miasta, sekretarz Mariusz Prusaczyk w tym samym dniu otrzymał 7.000 zł nagrody. Pozostali urzędnicy nie zostali nagrodzeni z tego tytułu.

W audycie wykazano również,że dodatki do pensji dla dyrektorów Wydziału Inwestycji Miejskich mogły być przyznawane za obszary de facto wchodzące w skład obowiązków na stanowiskach pracy. Audytorzy stwierdzili też, że brak metodyki przeprowadzania rekrutacji na stanowiska w Urzędzie Miasta stanowił możliwość wystąpienia konfliktu interesów oraz zjawiska nepotyzmu. Audytorzy stwierdzili też uchybienia w formułowaniu zakresu wymagań kwalifikacyjnych na poszczególne stanowiska.

Mało tego, zidentyfikowano 9 przypadków zawierania umów zleceń z byłymi (na dzień zawarcia umowy cywilnoprawnej) lub przyszłymi pracownikami Urzędu Miasta.

W podsumowaniu czytamy, że wiele obszarów z zakresu audytu kadr w Urzędzie Miasta Ostrołęki zostało ocenionych na średnim poziomie zgodności tylko dlatego, że nie stwierdzono przypadków ewidentnego naruszania prawa. Nie zmienia to faktu, że stwierdzono bardzo wiele elementów wymagających poprawy. Luki krytyczne i brak spełniania wymagań stwierdzono w prawidłowości przyznawania nagród oraz premii pracownikom. Z kolei brak nieprawidłowości cechuje prowadzenie teczek aktowych pracowników.

ZOBACZ RAPORT Z AUDYTU KADR URZĘDU MIASTA OSTROŁĘKI  (15,23 MB)

Raport z audytu zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonych w złotych równowartości kwoty 30 tyś. euro

Przeprowadzono także audyt zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro. W 21 proc. przypadków otrzymanej dokumentacji brak było oszacowania kwoty postępowania, w 13 proc. zawierano aneksy do umów, a w 18 proc. audytujący nie otrzymali dokumentacji z postępowania. To tylko niektóre uchybienia. Audyt wykrył również niespójne rejestry umów, brak regulacji zapobiegających występowaniu zjawisk korupcyjnych.

Wątpliwości audytorów budziły aneksy do zawartych umów, które zawierane były niedługo po zawarciu umowy.Rozszerzały one zakres umowy lub przesuwały termin realizacji, niwelując możliwość naliczenia kar umownych. Pojawiła się też umowa na obsługę prawną, gdy Urząd Miasta posiada własną funkcję obsługi prawnej.

W ponad połowie (56 proc.) badanych zamówień wystąpiły nieprawidłowości. Dodatkowo, rozszerzając tę wartość o potencjalne nieprawidłowości związane z aneksowaniem umów, wartość ta sięga prawie 70 procent.

Audytujący negatywnie ocenili system kontroli zarządczej w badanym obszarze, sposób prowadzonego nadzoru oraz prowadzone działania przez kierownictwo i pracowników Urzędu. - Skala zaniedbań, uchybień, naruszeń oraz zidentyfikowanych nieprawidłowości wskazuje na brak poszanowania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, zasad etycznych, należytej staranności, dbałości o finanse publiczne oraz dobro publiczne. Wykryto poważne luki oraz nieprawidłowości, co skutkuje poważną dysfunkcją organizacyjną Urzędu Miasta w badanym obszarze. Wszystkie elementy audytu w tym zakresie ocenione zostały bardzo krytycznie.

ZOBACZ RAPORT AUDYTU Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH  (12,32 MB)

Przeprowadzony  był również audyt pozyskiwania i rozliczenia funduszy zewnętrznych, kosztował 45.510,00 zł. Jego wyniki nie zostały jeszcze opublikowane, ale jak to się zmieni - poinformujemy o tym w naszym serwisie.